Der Präsident der Vereinigten Staaten muss jeden Tag eine schier unendliche Zahl von oft folgenschweren Entscheidungen treffen die er zunächst priorisieren muss wenn er auch nur eine davon schaffen will.

Deswegen gefällt mir die Idee, dass der General und spätere US-Präsident Dwight D. Eisenhower die nach ihm benannte „Eisenhower-Matrix“ nutze, um zu entscheiden, welchen Aufgaben er sich zuerst widmen sollte, selbst wenn es laut Wikipedia keinen Hinweis darauf gibt, dass er diese Methode tatsächlich genutzt hat.

In jedem Fall ist die Eisenhower-Matrix, die vor allem durch das empfehlenswerte Buch „Die sieben Wege zur Effektivität“ (Amazon-Link) von Stephen R. Covey bekannt wurde, eine der besten Methoden zur Priorisierung von Aufgaben die ich kenne.

Nach der Eisenhower-Matrix werden alle Aufgaben in eine von vier Kategorien oder Quadranten eingeteilt:

1 - DRINGEND UND WICHTIG Brennt die Hütte? In diese Kategorien fallen Aufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen und nicht delegiert werden können. Diese sollten ganz oben auf der To-Do-Liste stehen.

2 - WICHTIG, ABER NICHT DRINGEND It’s the planning, stupid! In diese Kategorie fallen Aufgaben wie Planung und Strategie, die mehr Zeit brauchen aber nicht notwendigerweise eine Deadline haben und deswegen oft unter den Tisch fallen. Für diese Aufgaben solltest Du dir Zeit in Deinem Kalender blocken (siehe dazu auch mein Beitrag zu „Time Boxing“). Das Gute daran: wenn Du hier alles richtig machst, wirst Du weniger Aufgaben im ersten Quadranten haben.

3 - DRINGEND, ABER NICHT WICHTIG Reisekostenabrechnung? Standardanfragen? Aufgaben in dieser Kategorie rauben Zeit, sind aber notwendig. Hier heißt es: Delegieren. Entweder an eine kompetente Mitarbeiterin oder einen digitalen Assistenten. In der neuen Dropbox-App kannst Du zum Beispiel problemlos Dokumente zur Signatur an andere schicken oder Deine Arbeitsabläufe mit der Zapier-Verknüpfung vereinfachen.

4 - NICHT DRINGEN UND NICHT WICHTIG Tu’s nicht. Manchmal ist ein „Nein“ das wichtigste Tool zur Priorisierung.

Um zu entscheiden, welche Aufgaben tatsächlich nicht dringend und nicht wichtig sind, ist es essentiell zu wissen, was man erreichen will. Wenn der Direktwahlkreis bei der nächsten Wahl erobert werden soll, schreibe die Aktivitäten auf, die Dir helfen, dieses Ziel zu erreichen: Haustürbesuche, Bürgeranfragen und Interviews mit der Lokalzeitung zum Beispiel. Wenn Du Bundeskanzlerin werden willst, zählt vielleicht eher eine Einladung von Emmanuel Macron (auch wenn das Treffen später verschoben wurde). Die Beantwortung der 1.000 Bürgeranfrage hingegen bringt höchstens ein Fleißkärtchen (oder gehört in das dritte Quadrant und kann damit delegiert werden).

Das Herunterbrechen großer Ziele auf kleine Erfolge hat außerdem einen angenehmen Nebeneffekt: Bundeskanzlerin zu werden ist ein ziemlich ambitioniertes Ziel, das alleine ziemlich einschüchternd wirken kann. Sich eine Reputation auf internationalem Parkett aufzubauen hingegen ist schon wesentlich realistischer.

So kann mit der richtigen Priorisierung auch ein scheinbar kleiner Erfolg ein großer Schritt nach vorne sein.

tl;dr

• „Die Zukunft der Arbeit ist ein technologischer und ein kultureller Prozess“ meint die EMEA-Chefin von Dropbox anlässlich des Launchs einer Studie des Progressiven Zentrums zum Thema.

• Political Startup? Die Bundesregierung will mit einem „Dashboard Digitalpolitik“ Transparenz über den Fortschritt ihrer Arbeit machen – eine gute Initiative!

• Ich brauche eure Hilfe: Auf der Online-Karte future/work sammele ich Orte, an denen die Zukunft der Arbeit gestaltet wird. Einige Einträge habe ich schon markiert – was sind eure Empfehlungen?

Happy Halloween!

Foto: Glenn Carstens-Peters / Unsplash